Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jak zbieramy, wykorzystujemy i chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z LingvaBill. Zobowiązujemy się chronić Twoją prywatność i przetwarzać dane zgodnie z brytyjskim Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (UK GDPR) i ustawą Data Protection Act 2018.

1. Kim jesteśmy (administrator danych)

Administratorem danych odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe jest:

• Prav Development Ltd, działająca jako LingvaBill
• Numer firmy 17313021, zarejestrowana w Anglii i Walii
• Siedziba: 124 City Road, Londyn, Wielka Brytania, EC1V 2NX
• Kontakt: info@lingvabill.co.uk

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy tylko to, czego potrzebujemy, aby świadczyć usługę:

• Dane konta - Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane bezpiecznie, nigdy w postaci jawnej) oraz dane Twojej firmy (nazwa, adres, numer VAT, jeśli go podasz).
• Dane fakturowania - faktury, oferty i klienci, których tworzysz, w tym wprowadzane przez Ciebie nazwiska, adresy i dane kontaktowe Twoich klientów. Jeśli użyjesz funkcji "Przetłumacz na angielski", tłumaczony tekst pozycji przetwarza zewnętrzny dostawca AI (zob. Udostępnianie poniżej); tłumaczenie następuje wyłącznie po naciśnięciu przycisku - nigdy automatycznie.
• Dane płatnicze - jeśli wykupisz subskrypcję lub przyjmujesz płatności kartą, płatności obsługuje Stripe. Nie widzimy ani nie przechowujemy danych Twojej karty; posiadamy tylko ograniczone zapisy, takie jak status subskrypcji i identyfikatory Stripe.
• Dane techniczne - podstawowe informacje potrzebne do działania i zabezpieczenia usługi, takie jak logi i Twoje preferencje językowe.

W odniesieniu do danych Twoich klientów, które wprowadzasz, Ty jesteś administratorem danych, a LingvaBill Twoim podmiotem przetwarzającym: przetwarzamy je wyłącznie w celu świadczenia Ci usługi, zgodnie z naszą Umową powierzenia przetwarzania danych.

3. Jak wykorzystujemy Twoje dane i nasza podstawa prawna

• Aby świadczyć usługę (utworzenie konta, generowanie i wysyłanie faktur) - podstawa prawna: wykonanie umowy z Tobą.
• Aby pobrać płatność za subskrypcję - podstawa prawna: wykonanie umowy.
• Aby utrzymać usługę bezpieczną i sprawną oraz wypełniać nasze obowiązki prawne (np. zapisy, które musimy przechowywać) - podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy i obowiązek prawny.
• Aby kontaktować się z Tobą w sprawie konta lub ważnych zmian w usłudze - podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy / umowa.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do reklamy.

4. Udostępnianie Twoich danych

Udostępniamy dane tylko dostawcom usług, którzy pomagają nam prowadzić LingvaBill, przy odpowiednich zabezpieczeniach:

• Stripe (płatności) - obsługuje rozliczenia subskrypcji oraz, jeśli to włączysz, płatności kartą za Twoje faktury. Nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy numerów kart.
• Hetzner (hosting, Niemcy/UE) - przechowuje i utrzymuje usługę, w tym osobną bazę danych każdej firmy.
• Brevo (e-mail, UE) - wysyła e-maile platformy, takie jak weryfikacja, reset hasła, kody bezpieczeństwa i Twoje faktury.
• Anthropic (tłumaczenie AI, USA) - po naciśnięciu "Przetłumacz na angielski" wysyłany jest wyłącznie tekst pozycji (opisy produktów/usług) do tłumaczenia. Nie jest używany do trenowania modeli AI. Nie powinien zawierać danych osobowych, choć napisany opis może je przypadkowo zawierać; nazwiska klientów, adresy ani kwoty nie są wysyłane jako dane strukturalne. Tłumaczenia są zapisywane w pamięci podręcznej powiązanej z Twoim kontem (klucz obejmuje identyfikator firmy, tekst, język interfejsu i wersję modelu AI), aby powtarzające się zwroty nie były przetwarzane ponownie. Są usuwane wraz z usunięciem konta.

Możemy również ujawnić dane, jeśli wymaga tego prawo. Poza tym nie udostępniamy Twoich danych stronom trzecim.

5. Strony weryfikacji faktur

Pliki PDF faktur zawierają kod QR i krótki link, aby Twój klient mógł sprawdzić autentyczność faktury przed zapłatą. Każdy, kto ma ten link, może zobaczyć stronę weryfikacji, która pokazuje dane Twojej firmy, numer faktury, kwotę, status i wprowadzone przez Ciebie dane bankowe - taki jest jej cel antyfraudowy. Każde sprawdzenie jest rejestrowane (użyty link, adres IP i czas) w celu wykrywania nadużyć. Strony weryfikacji nigdy nie są indeksowane przez wyszukiwarki i są usuwane wraz z usunięciem faktury lub Twojego konta.

6. Gdzie przechowywane są Twoje dane

Twoje dane są przechowywane na bezpiecznych serwerach, a dane każdej firmy są oddzielone od pozostałych. Jeśli którykolwiek dostawca przetwarza dane poza UK/UE, opieramy się na odpowiednich zabezpieczeniach wymaganych przez UK GDPR.

7. Jak długo je przechowujemy

Przechowujemy Twoje dane, dopóki masz u nas konto. Co dzieje się później, zależy od tego, którą z dwóch opcji wybierzesz w Moje dane:

• Zamknięcie konta przełącza je w tryb tylko do odczytu: nadal możesz się logować, przeglądać i pobierać wszystko, ale nic nie można dodawać ani zmieniać. Twoje dane są zachowane i możesz ponownie otworzyć konto w każdej chwili. Subskrypcja nie odnawia się - zachowujesz dostęp do opłaconego okresu do jego końca.
• Usunięcie konta natychmiast je blokuje i rozpoczyna 7-dniowy okres karencji, w którym możesz zmienić zdanie, logując się. Po okresie karencji trwale usuwamy Twoje dane osobowe.
• Co musimy zachować: wystawione faktury i korekty (wraz z danymi klienta na nich widocznymi) to dokumentacja firmy, którą prawo nakazuje przechowywać - trzymamy je 6 lat od końca właściwego okresu rozliczeniowego, zgodnie z zasadami HMRC. W tym czasie są "poza użyciem": zablokowane, niedostępne dla nikogo, nieużywane do niczego - a potem trwale usuwane.
• Twoja kopia: przed usunięciem prosimy o pobranie danych. Przechowywanie własnej dokumentacji firmowej (w tym dla HMRC) to Twoja odpowiedzialność - eksport służy właśnie temu, byś zabrał swoją kopię.
• Kopie zapasowe są wyłączone z przywracania po usunięciu, a ich kopie są kasowane przy usunięciu oraz w normalnym cyklu rotacji.
• Tłumaczenia w pamięci podręcznej są powiązane z Twoim kontem i SĄ usuwane wraz z usunięciem konta.

8. Twoje prawa

Zgodnie z UK GDPR masz prawo:

• uzyskać dostęp do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy;
• poprosić nas o poprawienie danych błędnych lub niekompletnych;
• poprosić o usunięcie swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• sprzeciwić się wykorzystaniu danych lub je ograniczyć;
• otrzymać kopię swoich danych w przenośnym formacie.

Dostęp i przenośna kopia są samoobsługowe: otwórz Moje dane w koncie i pobierz wszystko jako pliki CSV. Usunięcie konta możesz zgłosić w tym samym miejscu. Poprawki też są samoobsługowe - możesz w każdej chwili edytować swoje faktury, klientów i ustawienia. W sprawie ograniczenia lub sprzeciwu, lub czegokolwiek, czego narzędzia nie obejmują, napisz na info@lingvabill.co.uk. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.

9. Pliki cookie

Używamy niezbędnych plików cookie i podobnego przechowywania potrzebnych do działania usługi - np. aby utrzymać zalogowanie i zapamiętać język. Tylko na publicznej stronie, i tylko za Twoją zgodą, używamy też Google Analytics, aby zrozumieć, jak strona jest używana; te pliki analityczne ładują się dopiero po ich zaakceptowaniu i nigdy w zalogowanym koncie. Nie używamy cookie reklamowych. Publiczny formularz kontaktowy używa Cloudflare Turnstile do blokowania spamu, który przetwarza ograniczone informacje techniczne z Twojej przeglądarki wyłącznie w tym celu. Szczegóły w naszej Polityce cookies.

10. Skargi

Jeśli uważasz, że nie obsłużyliśmy Twoich danych osobowych właściwie, skontaktuj się najpierw z nami pod adresem info@lingvabill.co.uk, abyśmy mogli to naprawić. Masz również prawo złożyć skargę do brytyjskiego regulatora - Information Commissioner's Office (ICO) na ico.org.uk.

11. Zmiany tej polityki

Możemy od czasu do czasu aktualizować tę politykę. Przy istotnych zmianach zaktualizujemy datę u góry i tam, gdzie to stosowne, poinformujemy Cię.