Politique de confidentialité

Cette politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez LingvaBill. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données conformément au Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (UK GDPR) et au Data Protection Act 2018.

1. Qui nous sommes (responsable du traitement)

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• Prav Development Ltd, exerçant sous le nom LingvaBill
• Numéro de société 17313021, enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles
• Siège social : 124 City Road, Londres, Royaume-Uni, EC1V 2NX
• Contact : info@lingvabill.co.uk

2. Quelles données nous collectons

Nous ne collectons que ce dont nous avons besoin pour fournir le service :

• Données de compte - votre nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké de façon sécurisée, jamais en clair) et les coordonnées de votre entreprise (raison sociale, adresse, numéro de TVA si vous le fournissez).
• Données de facturation - les factures, devis et clients que vous créez, y compris les noms, adresses et coordonnées de vos clients que vous saisissez. Si vous utilisez la fonction "Traduire en anglais", le texte des lignes que vous traduisez est traité par un fournisseur d'IA tiers (voir Partage ci-dessous) ; la traduction n'a lieu que lorsque vous appuyez sur le bouton - jamais automatiquement.
• Données de paiement - si vous vous abonnez ou acceptez des paiements par carte, les paiements sont gérés par Stripe. Nous ne voyons ni ne stockons les données de votre carte ; nous ne conservons que des enregistrements limités, tels que le statut de votre abonnement et des identifiants Stripe.
• Données techniques - informations de base nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, comme les journaux et votre préférence de langue.

Pour les données de vos clients que vous saisissez, vous êtes le responsable du traitement et LingvaBill est votre sous-traitant : nous les traitons uniquement pour vous fournir le service, conformément à notre Accord de traitement des données.

3. Comment nous utilisons vos données, et notre base légale

• Pour fournir le service (créer votre compte, générer et envoyer des factures) - base légale : exécution d'un contrat avec vous.
• Pour encaisser le paiement de votre abonnement - base légale : exécution d'un contrat.
• Pour maintenir le service sûr et opérationnel, et respecter nos obligations légales (par exemple les registres que nous devons conserver) - base légale : intérêts légitimes et obligation légale.
• Pour vous contacter au sujet de votre compte ou de changements importants du service - base légale : intérêts légitimes / contrat.

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

4. Partage de vos données

Nous ne partageons vos données qu'avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner LingvaBill, avec des garanties appropriées :

• Stripe (paiements) - traite la facturation de nos abonnements et, si vous l'activez, les paiements par carte de vos propres factures. Nous ne voyons ni ne stockons jamais les numéros de carte.
• Hetzner (hébergement, Allemagne/UE) - stocke et exécute le service, y compris la base de données séparée de chaque entreprise.
• Brevo (e-mail, UE) - envoie les e-mails de la plateforme : vérification, réinitialisation de mot de passe, codes de sécurité et vos factures.
• Anthropic (traduction IA, États-Unis) - lorsque vous appuyez sur "Traduire en anglais", seul le texte des lignes (descriptions de produits/services) est envoyé pour traduction. Il n'est pas utilisé pour entraîner des modèles d'IA. Il n'est pas censé contenir de données personnelles, même si une description peut en inclure par inadvertance ; aucun nom de client, adresse ou montant n'est envoyé en données structurées. Les traductions sont mises en cache et rattachées à votre compte (la clé inclut l'identifiant de votre entreprise, le texte, la langue de l'interface et la version du modèle d'IA), afin de ne pas retraiter les phrases répétées. Elles sont supprimées lors de l'effacement de votre compte.

Nous pouvons aussi divulguer des données si la loi l'exige. En dehors de cela, nous ne partageons pas vos données avec des tiers.

5. Pages de vérification des factures

Les PDF de factures portent un code QR et un lien court permettant à votre client de vérifier l'authenticité de la facture avant de payer. Quiconque détient ce lien peut voir la page de vérification, qui affiche les coordonnées de votre entreprise, le numéro de facture, le montant, le statut et les coordonnées bancaires saisies - c'est son but antifraude. Chaque consultation est journalisée (lien utilisé, adresse IP et heure) pour détecter les abus. Les pages de vérification ne sont jamais indexées par les moteurs de recherche et sont supprimées avec la facture ou votre compte.

6. Où vos données sont stockées

Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés, et les données de chaque entreprise sont séparées de toutes les autres. Lorsqu'un prestataire traite des données hors du Royaume-Uni/UE, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, comme l'exige le UK GDPR.

7. Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos données tant que vous avez un compte chez nous. Ce qui se passe ensuite dépend de l'option choisie dans Mes données :

• Fermer votre compte le passe en lecture seule : vous pouvez toujours vous connecter, tout consulter et télécharger, mais rien ne peut être ajouté ni modifié. Vos données sont conservées et vous pouvez rouvrir le compte à tout moment. Votre abonnement ne se renouvelle plus - vous gardez l'accès à ce que vous avez payé jusqu'à la fin de la période.
• Supprimer votre compte le verrouille immédiatement et déclenche un délai de grâce de 7 jours pendant lequel vous pouvez changer d'avis en vous connectant. Passé ce délai, nous supprimons définitivement vos données personnelles.
• Ce que nous devons conserver : les factures émises et avoirs (y compris les coordonnées client qui y figurent) sont des registres commerciaux que la loi impose de conserver - nous les gardons 6 ans à compter de la fin de l'exercice comptable concerné, conformément aux règles du HMRC. Pendant cette période ils sont "hors d'usage" : verrouillés, inaccessibles, inutilisés - puis définitivement supprimés.
• Votre copie : avant la suppression, nous vous invitons à télécharger vos données. Conserver vos propres registres commerciaux (y compris pour le HMRC) relève de votre responsabilité - l'export sert exactement à emporter votre copie.
• Les sauvegardes sont exclues de toute restauration après suppression, et leurs copies sont effacées lors de l'effacement et selon leur cycle normal de rotation.
• Les traductions mises en cache sont rattachées à votre compte et SONT supprimées lors de l'effacement de votre compte.

8. Vos droits

En vertu du UK GDPR, vous avez le droit de :

• accéder aux données personnelles que nous détenons sur vous ;
• nous demander de corriger des données erronées ou incomplètes ;
• nous demander de supprimer vos données (le « droit à l'effacement ») ;
• vous opposer à l'utilisation de vos données ou la restreindre ;
• recevoir une copie de vos données dans un format portable.

L'accès et la copie portable sont en libre-service : ouvrez Mes données dans votre compte et téléchargez tout en fichiers CSV. La suppression du compte se demande au même endroit. Les corrections sont aussi en libre-service - vous pouvez modifier vos factures, clients et paramètres à tout moment. Pour les demandes de limitation ou d'opposition, ou tout ce que les outils ne couvrent pas, écrivez à info@lingvabill.co.uk. Nous répondons sous un mois.

9. Cookies

Nous utilisons des cookies essentiels et un stockage similaire nécessaires au fonctionnement du service - par exemple pour rester connecté et mémoriser votre langue. Sur notre site public uniquement, et seulement avec votre consentement, nous utilisons aussi Google Analytics pour comprendre l'usage du site ; ces cookies analytiques ne se chargent qu'après acceptation, et jamais dans votre compte connecté. Pas de cookies publicitaires. Le formulaire de contact public utilise Cloudflare Turnstile pour bloquer le spam, qui traite des informations techniques limitées de votre navigateur à cette seule fin. Détails dans notre Politique de cookies.

10. Réclamations

Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos données personnelles correctement, contactez-nous d'abord à info@lingvabill.co.uk afin que nous puissions y remédier. Vous avez aussi le droit de déposer une réclamation auprès du régulateur britannique, l'Information Commissioner's Office (ICO), sur ico.org.uk.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. En cas de changements importants, nous mettrons à jour la date en haut et, le cas échéant, vous en informerons.