Πολιτική Απορρήτου

Αυτή η πολιτική εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε και προστατεύουμε τα προσωπικά σου δεδομένα όταν χρησιμοποιείς το LingvaBill. Δεσμευόμαστε να προστατεύουμε το απόρρητό σου και να χειριζόμαστε τα δεδομένα σου σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου (UK GDPR) και τον Data Protection Act 2018.

1. Ποιοι είμαστε (υπεύθυνος επεξεργασίας)

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας για τα προσωπικά σου δεδομένα είναι:

• Prav Development Ltd, με εμπορική επωνυμία LingvaBill
• Αριθμός εταιρείας 17313021, εγγεγραμμένη στην Αγγλία και την Ουαλία
• Έδρα: 124 City Road, Λονδίνο, Ηνωμένο Βασίλειο, EC1V 2NX
• Επικοινωνία: info@lingvabill.co.uk

2. Ποια δεδομένα συλλέγουμε

Συλλέγουμε μόνο ό,τι χρειαζόμαστε για να παρέχουμε την υπηρεσία:

• Στοιχεία λογαριασμού - το όνομά σου, η διεύθυνση email, ο κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται με ασφάλεια, ποτέ σε απλό κείμενο) και τα στοιχεία της επιχείρησής σου (επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ/αριθμός ΦΠΑ εφόσον τον δώσεις).
• Δεδομένα τιμολόγησης - τα τιμολόγια, οι προσφορές και οι πελάτες που δημιουργείτε, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων, διευθύνσεων και στοιχείων επικοινωνίας των πελατών σας που εισάγετε. Αν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Μετάφραση στα αγγλικά", το κείμενο των γραμμών που μεταφράζετε επεξεργάζεται από εξωτερικό πάροχο ΤΝ (βλ. Κοινοποίηση παρακάτω)· η μετάφραση γίνεται μόνο όταν πατήσετε το κουμπί - ποτέ αυτόματα.
• Δεδομένα πληρωμών - αν κάνεις συνδρομή ή δέχεσαι πληρωμές με κάρτα, οι πληρωμές γίνονται μέσω Stripe. Δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε τα στοιχεία της κάρτας σου· κρατάμε μόνο περιορισμένες εγγραφές, όπως την κατάσταση συνδρομής και αναγνωριστικά Stripe.
• Τεχνικά δεδομένα - βασικές πληροφορίες απαραίτητες για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας, όπως αρχεία καταγραφής και η προτίμηση γλώσσας σου.

Για τα δεδομένα των πελατών σας που εισάγετε, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η LingvaBill ο εκτελών την επεξεργασία: τα επεξεργαζόμαστε μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία, βάσει της Συμφωνίας Επεξεργασίας Δεδομένων μας.

3. Πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σου και η νομική μας βάση

• Για την παροχή της υπηρεσίας (δημιουργία λογαριασμού, έκδοση και αποστολή τιμολογίων) - νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης μαζί σου.
• Για την είσπραξη πληρωμής της συνδρομής σου - νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης.
• Για να διατηρούμε την υπηρεσία ασφαλή και λειτουργική και να τηρούμε τις νομικές μας υποχρεώσεις (π.χ. εγγραφές που οφείλουμε να διατηρούμε) - νομική βάση: έννομα συμφέροντα και νομική υποχρέωση.
• Για να επικοινωνούμε μαζί σου σχετικά με τον λογαριασμό σου ή σημαντικές αλλαγές της υπηρεσίας - νομική βάση: έννομα συμφέροντα / σύμβαση.

Δεν πουλάμε τα προσωπικά σου δεδομένα και δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφημίσεις.

4. Κοινοποίηση των δεδομένων σου

Κοινοποιούμε δεδομένα μόνο σε παρόχους υπηρεσιών που μας βοηθούν να λειτουργούμε το LingvaBill, με κατάλληλες εγγυήσεις:

• Stripe (πληρωμές) - επεξεργάζεται τη χρέωση συνδρομών και, αν το ενεργοποιήσετε, τις πληρωμές με κάρτα των τιμολογίων σας. Ποτέ δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε αριθμούς καρτών.
• Hetzner (φιλοξενία, Γερμανία/ΕΕ) - αποθηκεύει και εκτελεί την υπηρεσία, συμπεριλαμβανομένης της ξεχωριστής βάσης δεδομένων κάθε επιχείρησης.
• Brevo (email, ΕΕ) - στέλνει τα email της πλατφόρμας: επαλήθευση, επαναφορά κωδικού, κωδικοί ασφαλείας και τα τιμολόγιά σας.
• Anthropic (μετάφραση ΤΝ, ΗΠΑ) - όταν πατάτε "Μετάφραση στα αγγλικά", αποστέλλεται για μετάφραση μόνο το κείμενο των γραμμών (περιγραφές προϊόντων/υπηρεσιών). Δεν χρησιμοποιείται για εκπαίδευση μοντέλων ΤΝ. Δεν προορίζεται να περιέχει προσωπικά δεδομένα, αν και μια περιγραφή μπορεί τυχαία να περιλαμβάνει· ονόματα πελατών, διευθύνσεις ή ποσά δεν αποστέλλονται ως δομημένα δεδομένα. Οι μεταφράσεις αποθηκεύονται προσωρινά στον λογαριασμό σας (το κλειδί περιλαμβάνει το αναγνωριστικό της επιχείρησής σας, το κείμενο, τη γλώσσα διεπαφής και την έκδοση του μοντέλου AI), ώστε οι επαναλαμβανόμενες φράσεις να μην επεξεργάζονται ξανά. Διαγράφονται όταν διαγραφεί ο λογαριασμός σας.

Μπορεί επίσης να γνωστοποιήσουμε δεδομένα αν το απαιτεί ο νόμος. Πέραν αυτού, δεν μοιραζόμαστε τα δεδομένα σου με τρίτους.

5. Σελίδες επαλήθευσης τιμολογίων

Τα PDF τιμολογίων φέρουν κωδικό QR και σύντομο σύνδεσμο ώστε ο πελάτης σας να ελέγξει τη γνησιότητα του τιμολογίου πριν πληρώσει. Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει τη σελίδα επαλήθευσης, που δείχνει τα στοιχεία της επιχείρησής σας, τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό, την κατάσταση και τα τραπεζικά στοιχεία που εισαγάγατε - αυτός είναι ο αντιαπατηλός σκοπός της. Κάθε προβολή καταγράφεται (ο σύνδεσμος, η διεύθυνση IP και η ώρα) για ανίχνευση κατάχρησης. Οι σελίδες επαλήθευσης δεν ευρετηριάζονται ποτέ από μηχανές αναζήτησης και αφαιρούνται με τη διαγραφή του τιμολογίου ή του λογαριασμού σας.

6. Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα σου

Τα δεδομένα σου αποθηκεύονται σε ασφαλείς διακομιστές, και τα δεδομένα κάθε επιχείρησης διατηρούνται χωριστά από όλες τις άλλες. Όταν κάποιος πάροχος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός Ηνωμένου Βασιλείου/ΕΕ, βασιζόμαστε σε κατάλληλες εγγυήσεις όπως απαιτεί ο UK GDPR.

7. Για πόσο τα κρατάμε

Διατηρούμε τα δεδομένα σας όσο έχετε λογαριασμό σε εμάς. Τι συμβαίνει μετά εξαρτάται από ποια από τις δύο επιλογές διαλέξετε στο Τα δεδομένα μου:

• Το κλείσιμο του λογαριασμού τον καθιστά μόνο για ανάγνωση: μπορείτε να συνδέεστε, να βλέπετε και να κατεβάζετε τα πάντα, αλλά τίποτα δεν προστίθεται ή αλλάζει. Τα δεδομένα διατηρούνται και μπορείτε να τον ανοίξετε ξανά οποτεδήποτε. Η συνδρομή δεν ανανεώνεται - κρατάτε πρόσβαση σε ό,τι πληρώσατε ως το τέλος της περιόδου.
• Η διαγραφή του λογαριασμού τον κλειδώνει αμέσως και ξεκινά περίοδο χάριτος 7 ημερών κατά την οποία μπορείτε να αλλάξετε γνώμη συνδεόμενοι. Μετά την περίοδο χάριτος, διαγράφουμε οριστικά τα προσωπικά σας δεδομένα.
• Τι πρέπει να κρατήσουμε: τα εκδοθέντα τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα (μαζί με τα στοιχεία πελάτη που εμφανίζονται σε αυτά) είναι επιχειρηματικά αρχεία που ο νόμος απαιτεί να διατηρούνται - τα κρατάμε 6 χρόνια από το τέλος της σχετικής λογιστικής περιόδου, σύμφωνα με τους κανόνες του HMRC. Στο διάστημα αυτό είναι "εκτός χρήσης": κλειδωμένα, απρόσιτα σε οποιονδήποτε, αχρησιμοποίητα - και μετά διαγράφονται οριστικά.
• Το αντίγραφό σας: πριν τη διαγραφή σας καλούμε να κατεβάσετε τα δεδομένα σας. Η τήρηση των δικών σας επιχειρηματικών αρχείων (και για το HMRC) είναι δική σας ευθύνη - η εξαγωγή υπάρχει ακριβώς για να πάρετε το αντίγραφό σας.
• Τα αντίγραφα ασφαλείας εξαιρούνται από κάθε επαναφορά μετά τη διαγραφή, και τα αντίγραφα αφαιρούνται κατά τη διαγραφή και στον κανονικό κύκλο εναλλαγής.
• Οι προσωρινά αποθηκευμένες μεταφράσεις συνδέονται με τον λογαριασμό σας και ΔΙΑΓΡΑΦΟΝΤΑΙ όταν διαγραφεί ο λογαριασμός σας.

8. Τα δικαιώματά σου

Βάσει του UK GDPR έχεις το δικαίωμα:

• να αποκτήσεις πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε για σένα·
• να ζητήσεις διόρθωση λανθασμένων ή ελλιπών δεδομένων·
• να ζητήσεις διαγραφή των δεδομένων σου (το «δικαίωμα στη λήθη»)·
• να εναντιωθείς ή να περιορίσεις τον τρόπο που χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σου·
• να λάβεις αντίγραφο των δεδομένων σου σε φορητή μορφή.

Η πρόσβαση και το φορητό αντίγραφο είναι αυτοεξυπηρέτηση: ανοίξτε Τα δεδομένα μου στον λογαριασμό σας και κατεβάστε τα πάντα ως αρχεία CSV. Η διαγραφή λογαριασμού ζητείται από το ίδιο σημείο. Οι διορθώσεις είναι επίσης αυτοεξυπηρέτηση - μπορείτε να επεξεργάζεστε τιμολόγια, πελάτες και ρυθμίσεις οποτεδήποτε. Για αιτήματα περιορισμού ή εναντίωσης, ή ό,τι δεν καλύπτουν τα εργαλεία, γράψτε στο info@lingvabill.co.uk. Απαντάμε εντός μηνός.

9. Cookies

Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies και παρόμοια αποθήκευση αναγκαία για τη λειτουργία της υπηρεσίας - π.χ. για να μένετε συνδεδεμένοι και να θυμόμαστε τη γλώσσα σας. Μόνο στον δημόσιο ιστότοπο, και μόνο με τη συγκατάθεσή σας, χρησιμοποιούμε και Google Analytics για να καταλάβουμε πώς χρησιμοποιείται ο ιστότοπος· αυτά τα αναλυτικά cookies φορτώνονται μόνο αφού τα αποδεχτείτε, και ποτέ μέσα στον συνδεδεμένο λογαριασμό. Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies. Η δημόσια φόρμα επικοινωνίας χρησιμοποιεί το Cloudflare Turnstile για αποκλεισμό spam, το οποίο επεξεργάζεται περιορισμένες τεχνικές πληροφορίες από το πρόγραμμα περιήγησής σας μόνο για αυτόν τον σκοπό. Λεπτομέρειες στην Πολιτική Cookies.

10. Παράπονα

Αν πιστεύεις ότι δεν χειριστήκαμε σωστά τα προσωπικά σου δεδομένα, επικοινώνησε πρώτα μαζί μας στο info@lingvabill.co.uk για να το διορθώσουμε. Έχεις επίσης το δικαίωμα να υποβάλεις καταγγελία στη βρετανική ρυθμιστική αρχή, το Information Commissioner's Office (ICO), στο ico.org.uk.

11. Αλλαγές σε αυτήν την πολιτική

Μπορεί να ενημερώνουμε αυτήν την πολιτική κατά καιρούς. Σε σημαντικές αλλαγές, θα ενημερώνουμε την ημερομηνία στην κορυφή και, όπου χρειάζεται, θα σε ειδοποιούμε.