Zásady ochrany soukromí

Tyto zásady vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme a chráníme vaše osobní údaje při používání LingvaBill. Zavázali jsme se chránit vaše soukromí a nakládat s daty v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů Velké Británie (UK GDPR) a zákonem Data Protection Act 2018.

1. Kdo jsme (správce údajů)

Správcem údajů odpovědným za vaše osobní údaje je:

• Prav Development Ltd, působící jako LingvaBill
• Číslo společnosti 17313021, registrovaná v Anglii a Walesu
• Sídlo: 124 City Road, Londýn, Velká Británie, EC1V 2NX
• Kontakt: info@lingvabill.co.uk

2. Jaké údaje shromažďujeme

Shromažďujeme pouze to, co potřebujeme k poskytování služby:

• Údaje o účtu - vaše jméno, e-mailová adresa, heslo (uloženo bezpečně, nikdy v čistém textu) a údaje o vaší firmě (název firmy, adresa, číslo DPH, pokud jej uvedete).
• Fakturační data - faktury, nabídky a klienti, které vytváříte, včetně jmen, adres a kontaktních údajů vašich klientů, jež zadáváte. Pokud použijete funkci "Přeložit do angličtiny", překládaný text položek zpracovává externí poskytovatel AI (viz Sdílení níže); překlad proběhne pouze po stisknutí tlačítka - nikdy automaticky.
• Platební údaje - pokud si předplatíte nebo přijímáte platby kartou, platby zpracovává Stripe. Údaje vaší karty nevidíme ani neukládáme; máme jen omezené záznamy, jako je stav předplatného a identifikátory Stripe.
• Technické údaje - základní informace potřebné k provozu a zabezpečení služby, například logy a vaše jazykové preference.

U dat vašich klientů, která zadáváte, jste správcem údajů vy a LingvaBill je vaším zpracovatelem: zpracováváme je pouze za účelem poskytování služby, podle naší Smlouvy o zpracování údajů.

3. Jak vaše údaje používáme a náš právní základ

• K poskytování služby (vytvoření účtu, generování a odesílání faktur) - právní základ: plnění smlouvy s vámi.
• K přijetí platby za vaše předplatné - právní základ: plnění smlouvy.
• K udržení bezpečné a funkční služby a plnění našich zákonných povinností (například záznamy, které jsme povinni uchovávat) - právní základ: oprávněné zájmy a zákonná povinnost.
• Ke kontaktování ohledně vašeho účtu nebo důležitých změn služby - právní základ: oprávněné zájmy / smlouva.

Vaše osobní údaje neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě.

4. Sdílení vašich údajů

Údaje sdílíme pouze s poskytovateli služeb, kteří nám pomáhají provozovat LingvaBill, s odpovídajícími zárukami:

• Stripe (platby) - zpracovává fakturaci předplatného a, pokud to zapnete, kartové platby vašich faktur. Čísla karet nikdy nevidíme ani neukládáme.
• Hetzner (hosting, Německo/EU) - ukládá a provozuje službu, včetně oddělené databáze každé firmy.
• Brevo (e-mail, EU) - odesílá platformní e-maily jako ověření, reset hesla, bezpečnostní kódy a vaše faktury.
• Anthropic (AI překlad, USA) - po stisknutí "Přeložit do angličtiny" se k překladu odesílá pouze text položek (popisy produktů/služeb). Nepoužívá se k trénování AI modelů. Neměl by obsahovat osobní údaje, i když je popis může nechtěně obsahovat; jména klientů, adresy ani částky se neodesílají jako strukturovaná data. Překlady se ukládají do mezipaměti vázané na váš účet (klíč mezipaměti zahrnuje identifikátor vaší firmy, text, jazyk rozhraní a verzi modelu AI), aby se opakované fráze nezpracovávaly znovu. Uložené překlady se při smazání účtu odstraní.

Údaje můžeme také zpřístupnit, pokud to vyžaduje zákon. Jinak vaše údaje s třetími stranami nesdílíme.

5. Stránky ověření faktur

PDF faktury nesou QR kód a krátký odkaz, aby si klient mohl před platbou ověřit pravost faktury. Kdokoli s odkazem vidí ověřovací stránku, která zobrazuje údaje vaší firmy, číslo faktury, částku, stav a zadané bankovní údaje - to je její protipodvodný účel. Každé nahlédnutí se zaznamenává (použitý odkaz, IP adresa a čas) pro odhalení zneužití. Ověřovací stránky nejsou nikdy indexovány vyhledávači a jsou odstraněny při smazání faktury nebo účtu.

6. Kde jsou vaše údaje uloženy

Vaše údaje jsou uloženy na zabezpečených serverech a data každé firmy jsou oddělena od všech ostatních. Pokud kterýkoli poskytovatel zpracovává údaje mimo UK/EU, spoléháme na odpovídající záruky vyžadované UK GDPR.

7. Jak dlouho je uchováváme

Vaše data uchováváme, dokud u nás máte účet. Co se stane potom, závisí na tom, kterou ze dvou možností zvolíte v Moje data:

• Uzavření účtu jej přepne jen pro čtení: můžete se přihlásit, vše prohlížet a stahovat, ale nic nelze přidat ani změnit. Data zůstávají a účet můžete kdykoli znovu otevřít. Předplatné se neobnovuje - přístup k zaplacenému období vám zůstává do jeho konce.
• Smazání účtu jej okamžitě uzamkne a spustí 7denní ochrannou lhůtu, během níž si to můžete rozmyslet přihlášením. Po jejím uplynutí vaše osobní údaje trvale smažeme.
• Co musíme uchovat: vystavené faktury a dobropisy (včetně údajů klienta na nich uvedených) jsou obchodní záznamy, které zákon vyžaduje uchovávat - držíme je 6 let od konce příslušného účetního období, v souladu s pravidly HMRC. Po tuto dobu jsou "mimo použití": uzamčené, nikomu nepřístupné, k ničemu nepoužívané - a poté trvale smazané.
• Vaše kopie: před smazáním vás vyzveme ke stažení dat. Uchovávání vlastních obchodních záznamů (i pro HMRC) je vaše odpovědnost - export slouží právě k tomu, abyste si kopii odnesli.
• Zálohy jsou po smazání vyloučeny z obnovy a jejich kopie se odstraňují při výmazu i v běžném rotačním cyklu.
• Uložené překlady jsou vázány na váš účet a PŘI smazání účtu se odstraní.

8. Vaše práva

Podle UK GDPR máte právo:

• na přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme;
• požádat o opravu chybných nebo neúplných údajů;
• požádat o vymazání vašich údajů („právo být zapomenut");
• vznést námitku proti používání vašich údajů nebo je omezit;
• obdržet kopii svých údajů v přenositelném formátu.

Přístup a přenositelná kopie jsou samoobslužné: otevřete Moje data v účtu a stáhněte vše jako CSV soubory. Smazání účtu lze požádat tamtéž. Opravy jsou také samoobslužné - faktury, klienty a nastavení můžete kdykoli upravit. Pro žádosti o omezení či námitku, nebo cokoli, co nástroje nepokrývají, pište na info@lingvabill.co.uk. Odpovídáme do měsíce.

9. Cookies

Používáme nezbytné cookies a podobné úložiště potřebné pro chod služby - např. pro přihlášení a zapamatování jazyka. Pouze na veřejném webu, a jen s vaším souhlasem, používáme také Google Analytics pro pochopení užívání webu; tyto analytické cookies se načtou až po přijetí a nikdy v přihlášeném účtu. Reklamní cookies nepoužíváme. Veřejný kontaktní formulář používá Cloudflare Turnstile k blokování spamu, který zpracovává omezené technické informace z vašeho prohlížeče pouze za tímto účelem. Podrobnosti v Zásadách cookies.

10. Stížnosti

Pokud se domníváte, že jsme s vašimi osobními údaji nenaložili správně, kontaktujte nejprve nás na info@lingvabill.co.uk, abychom to napravili. Máte také právo podat stížnost u britského regulátora - Information Commissioner's Office (ICO) na ico.org.uk.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Při významných změnách aktualizujeme datum nahoře a tam, kde je to vhodné, vás informujeme.